Rechnungen
Rechnungen
Im Bereich „Rechnungen“ des Fakturierungsmoduls werden alle bisher erzeugten Rechnungen gelistet. Diese Rechnungen können aus der Übersicht heraus bearbeitet, als PDF exportiert, per E-Mail verschickt, storniert (sofern die Rechnung noch nicht als „bezahlt“ markiert wurde), gelöscht oder als „bezahlt“ markiert werden.
Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, eine Rechnung zu erstellen (mittels Schaltfläche „Rechnung erstellen“) sowie eine Rechnung anhand einer bereits bestehenden Rechnung zu erstellen. Eine bestehende Rechnung somit als Vorlage für eine neue zu verwenden.
In den beiden oben beschriebenen Fällen, sowie bei der Bearbeitung einer Rechnung, erscheint das Eingabeformular. Füllen Sie bitte die nötigen Felder aus und definieren Sie die entsprechenden Positionen, die Ihre Rechnung enthalten soll.
Im Bereich ganz unten sehen Sie außerdem eine Statusübersicht inklusive Zeitstempel der Aktivitäten, die in der aktuellen Rechnungen durchgeführt wurden.
Weitere Möglichkeiten, die Ihnen in diesem Formular zur Verfügung stehen:
- Mittels Schaltfläche „Als ‚bezahlt‘ markieren.“ ändern Sie den Status dieser Rechnung. Es wird Ihnen bei dieser Aktion vorgeschlagen, die Rechnungszeilen als Buchungszeilen in die Einnahmen/Ausgaben-Buchhaltung zu übertragen und bei Bedarf eine Dankes-E-Mail an den Kunden zu versenden.
- Wenn Sie auf die Schaltfläche „Öffentliche Ansicht“ klicken, dann erscheint in einem eigenen Browser-Fenster Ihre Rechnung im HTML-Format. Sie können somit die URL aus dem Browser kopieren und Ihrem Kunden zusenden, damit dieser direkt über das Internet die Rechnung betrachten und als PDF-Datei herunterladen kann.
- „Save to Dropbox“ ist eine Funktion, mit der Sie Ihren aktuellen Beleg zusätzlich in einem Dropbox-Ordner als PDF ablegen können. Voraussetzung hierbei ist ein Dropbox-Account.
- Sollten Sie die Rechnung für einen Kunden erstellen, der noch nicht in FoxyOffice angelegt wurde, so können Sie dies direkt aus diesem Formular aus machen, indem Sie die Schaltfläche „Kunde hinzufügen“ unterhalb des Feldes „Unternehmen“ betätigen.
Wiederkehrende Rechnungen
Wiederkehrende Rechnungen bieten Ihnen die Möglichkeit, anhand eines definierten Intervalls Rechnungen automatisch zu generieren.
Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung erstellen (mit der entsprechenden Schaltfläche in der Übersicht), so stehen Ihnen dieselben Felder zur Verfügung wie bei der Standard-Rechnungserstellung, die weiter oben beschrieben ist. Mit der Ausnahme, dass Sie hier auch ein Intervall definieren müssen, in dessen Zyklus die definierte Rechnung erzeugt werden soll.
Verwenden Sie diese Funktion zum Beispiel für gleichbleibende monatliche Abrechnungszyklen mit Ihren Kunden.
Klicken Sie zur automatischen Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen, die ausständig sind, auf die Schaltfläche „Alle anstehenden Rechnungen generieren.“ in der Übersicht.
